Le rapprochement des paiements des sites est importante. Pour vous aider à le faire avec votre site RevolutionParts, il y a quelques points qui doivent être faits pour s'assurer que les départements des pièces et de la comptabilité sont prêts pour le succès.
Processus de commande du département des pièces détachées
Révision de la commande :
Le service des pièces détachées devra examiner la commande et vérifier la disponibilité des pièces.
- Disponible
- Non disponibles
- Partiellement disponible - certaines pièces peuvent être expédiées plus tôt que d'autres (expédition fractionnée)
Disponible : Traiter la commande normalement
Non disponible : Les pièces ne sont pas disponibles pour l'une des raisons ci-dessous et plus encore.
**La commande peut ensuite être annulée et remboursée pour les transactions qui reflètent une vente ou une capture ou annulée pour les transactions qui ont été autorisées (AUTH)
- Manque de disponibilité
- Restrictions de NIV
- Produits dangereux (Hazmat)
Si la commande ne présente aucun problème et que le service des pièces détachées décide d'expédier la commande, il y a deux choses à faire avant de traiter le paiement et d'exécuter la commande.
1. Créer une facture dans leur DMS.
2. Ajoutez ce numéro de facture DMS à la commande RevolutionParts correspondante.
IMPORTANT : La chose la plus importante que le département des pièces peut faire est de s'assurer que le numéro de facture DMS est toujours associé à la commande RevolutionParts, car cela rend possible le rapprochement de la comptabilité.
Traitement du paiement
Pour les paiements qui sont autorisés (AUTH), vous devrez capturer ces paiements.
**Note : fonds garantis par l'authentification pendant 3 jours à partir du moment où la commande est passée.
Une fois le paiement saisi, la commande peut être exécutée normalement et une expédition/étiquette créée.
Option DMS :
RevolutionParts dispose d'un paramètre DMS qui exige le numéro de facture DMS avant que la commande puisse être exécutée. Ce paramètre peut être trouvé par le biais de :
- Engrenage
- Paramètres de commande
- Paramètres de la page de commande
- Cochez la case - Exiger le numéro de facture DMS pour l'exécution de la commande.
Traitement des retours/remboursements et des autorisations de retour d'articles (RMA)
RMA ( autorisations de retour d'articles) - Un accord dans lequel le fournisseur d'un bien ou d'un produit accepte que le client lui renvoie l'article en échange d'un remboursement ou d'un crédit en raison d'un défaut ou d'un dysfonctionnement du produit.
Parfois, un retour/remboursement est nécessaire, RevolutionParts prend en charge un processus de retour/RMA. Pour le faire, il faut:
- Sélectionnez la commande complétée
- Cliquez sur le bouton Créer un retour en haut à droite
3. Ajoutez le numéro de DMS ou de RMA pour traiter un retour.
4. Effectuez le retour/remboursement
**Remarque : Comme le service des pièces détachées a ajouté le numéro de DMS dans le retour de RevolutionParts, le service comptable sera en mesure de retrouver la transaction de remboursement correspondante.
- Fermer la note de crédit DMS
Rapport de rapprochement des transactions RevolutionParts
Un rapport de rapprochement des transactions peut être extrait de RevolutionParts. Dans la section Paiement, un rapport quotidien, hebdomadaire ou mensuel (selon les besoins de l'organisation) peut être généré et exporté. Ce rapport reliera les numéros de facture DMS aux identités de transaction du processeur.
